Seguro que si has acudido alguna vez a la reunión de propietarios de tu bloque, te has encontrado con el administrador de fincas. Pero, ¿qué funciones cumple? ¿A qué se dedica este señor?
Los administradores de Adminfinca, un equipo de administradores de fincas de Calpe, Denia y Jávea, en la provincia de Alicante, con una larga trayectoria en el sector, indican que los administradores de fincas son aquellos que gestionan todos los asuntos administrativos, jurídicos y financieros que afectan a una comunidad de propietarios.
Se trata de un servicio externo. Nunca sustituye al presidente de la comunidad, ni puede tomar decisiones en nombre de esta. Es un profesional ejecutivo, que se encarga de cumplir las órdenes que ha recibido de la comunidad de propietarios.
En realidad, una comunidad de propietarios sencilla podría gestionarla cualquier vecino. En el bloque en el que vivían mis padres la gestión era rotativa, de ella se encargaba el presidente de la comunidad. Sin embargo, esta tarea implica dedicarle un tiempo del que a veces no disponemos. En ocasiones, la administración de la finca requería introducirse en unos vericuetos legales y administrativos que para las personas que no lo conocían podría desgastarles. Es por esto, que la mayoría de las fincas suelen contratar a un administrado externo para que realice estas tareas complejas o repetitivas.
Debemos pensar en los bloques de pisos de segunda residencia o en aquellos en las que una parte de los propietarios alquilan sus inmuebles. En estos casos, la gestión de la finca no es tan sencilla como en la época de nuestros padres. En las que todos los propietarios vivían en el mismo edificio y se conocían.
Las competencias de un administrador de fincas son extensas y variadas. Estos son los servicios que prestan principalmente:
Llevan la contabilidad de la finca.
Una comunidad de propietarios dispone de un presupuesto. Está compuesto por las cuotas que cada propietario paga al mes. Con ello se sufragan los gastos comunitarios: limpieza de escalera, ascensor, etc.
A esto hay que añadir que en ocasiones se deben realizar obras de mantenimiento del edificio o mejoras. Estas son las temidas derramas. Un dinero extra que se paga a escote por cada propietario para sufragar las obras.
La función principal del administrador de fincas es hacer que esa contabilidad sea lo más clara y transparente posible. De forma que la entienda sin problemas cualquier vecino.
Gestión de impagos.
Es frecuente que en las comunidades de propietarios siempre haya algún vecino que debe una o varias cuotas a la comunidad. Reclamar ese dinero no es agradable para nadie. De esta tarea se suele encargar también el administrador de fincas, ofreciendo planes de pago para que el vecino moroso se ponga al día.
Que todos los vecinos estén al corriente del pago es esencial para que en la finca se presten los servicios necesarios para una convivencia agradable ente los vecinos.
Resolución de averías.
Esta es otra situación frecuente en los edificios residenciales. Cuando menos te lo esperas, se rompe el ascensor, o no funciona bien el portero automático. A veces, se produce una avería en las tuberías del edificio y es necesario repararlas.
Bien es cierto, que si se estropea el ascensor, cualquier vecino puede llamar al teléfono que aparece en la placa y un técnico se personará a solucionarlo lo antes posible. Pero, para que esto se pueda dar, antes, el administrador de fincas debe haber suscrito un contrato de mantenimiento con el instalador del ascensor, o haber contratado algún seguro que cubra otros imprevistos que puedan surgir en las instalaciones comunes.
Obras de remodelación y mantenimiento.
Todo edificio requiere un mantenimiento para poder ser ocupado por muchos años. Los edificios, como sucede con cualquier bien, se desgastan con el tiempo. Puede ser, desde reforzar el aislamiento de la azotea hasta construir rampas que permitan el acceso a personas con movilidad reducida, y que en un principio el edificio no contaba con estas medidas.
El administrador de fincas será el encargado de buscar y contratar a la empresa de construcción y reformas que realizarán las obras. Buscando aquella que efectúen las remodelaciones que necesiten los vecinos y que les salga a un mejor precio. Será el propio administrador quien page a la empresa mediante la gestión del presupuesto de la comunidad.
Gestión de propiedades.
La web Noticias Inmobiliarias resalta que los administradores de fincas cumplen una función importante en los procesos de compra-venta de viviendas y en la gestión de alquileres.
Un propietario que quiere alquilar su vivienda, puede delegar en el administrador de la finca todo el procedimiento. Encargándose de buscar a los inquilinos, de formalizar el contrato y de cobrar el pago mensual. De esta forma, el inquilino trabaja directamente con el administrador y no con el propietario del inmueble.
Esta es una solución que se utiliza bastante en el centro de Barcelona. Donde existen edificios antiguos que son propiedad de un mismo dueño y que delegan en un administrador de fincas toda la actividad de alquilar los pisos.
En la compraventa de viviendas, los administradores también pueden efectuar todas las labores de un agente inmobiliario. Desde buscar al comprador, facilitar la adquisición de un préstamo hipotecario hasta organizar la firma de la escritura ante notario.
Tanto el alquiler de inmuebles como su venta, requiere un conocimiento del marco legal que lo regula. Algo de lo que los administradores de fincas suelen estar al tanto.
Gestión de suministros comunitarios.
Igual que cada piso tiene sus suministros de luz, agua, gas natural, wifi, las zonas comunes, es decir, el edificio, también debe tener suministros propios.
Una comunidad de propietarios no es una empresa, pero tiene una personalidad jurídica y un N.I.F. que le permite contratar servicios y cumplir con sus responsabilidades fiscales. Si la comunidad de propietarios aún no tiene el N.I.F., el administrador de fincas se encargará de tramitarlo en la Agencia Tributaria.
La web Hogarmanía nos habla de los suministros básicos de un bloque de pisos. Se centra, sobre todo, en el suministro eléctrico, y en cómo hacer que sea lo más eficiente posible.
La escalera, por ejemplo, cuenta con un alumbrado propio, que no lo contratan los vecinos, sino la comunidad. Otro servicio clave es el funcionamiento del ascensor. Es necesario que la potencia contratada a la compañía eléctrica sea la adecuada para que todos estos elementos funcionen adecuadamente.
Para la limpieza de la escalera, la mayoría de las fincas cuentan con su propia toma de agua. Un contrato que es diferente al que realizan los vecinos por su cuenta.
Aparte de los suministros básicos, las fincas pueden tener unos servicios adicionales como la instalación y mantenimiento de una piscina comunitaria, la contratación de un salvavidas para los meses en los que más se utiliza, el uso de un servicio de jardinería, en el caso de que disponga de parques y jardines interiores, o el empleo de un portero, que preste un servicio de seguridad y atención a los usuarios.
Prevención de riesgos.
Las zonas comunes de los edificios también implican riesgos para los vecinos. Para prevenirlos es adecuado establecer planes de prevención, efectuar revisiones periódicas y contratar ciertos seguros.
Uno de los riesgos que más se suelen tener en cuenta en el riesgo de incendios. Para eso es necesario habilitar una salida de emergencia y colocar extintores en lugares estratégicos. Los extintores se deben comprobar cada año.
Uno de los percances más habituales que se producen dentro de las zonas comunes de los edificios son las caídas y resbalones. Para prevenirlo es necesario que la escalera cuente con un pasamanos, ergonómico y resistente. Cuando se efectúa la limpieza de la escalera, hay que colocar carteles en el suelo indicando a los vecinos que el suelo está húmedo y que hay riesgo de caída. Por último, si hay fugas habituales en las tuberías que producen goteras y filtraciones, hay que repararlas lo antes posible.
El otro riesgo que tienen los edificios es el riesgo eléctrico. Las instalaciones eléctricas deben ser objeto de revisiones periódicas para asegurar que estén en perfecto estado y no produzcan cortocircuitos o peligro de electrocución.
Algunos administradores de fincas suelen evaluar los riesgos de un edificio y presentan un plan para prevenirlos a la comunidad de propietarios.
Pago de impuestos.
Una comunidad de propietarios también paga impuestos. Al contar con personalidad jurídica propia está obligada a presentar cada año a Hacienda la declaración del I.R.P.F. En esta declaración específica se recogen todos los pagos realizados a terceros a lo largo del año.
Las comunidades vecinales suelen contraer obligaciones fiscales con los ayuntamientos. Son, por ejemplo, el pago de la tasa de recogida de basuras, el alquiler del vado, si dispone de garaje propio o el paso de carruajes.
Las comunidades de propietarios están exentas del pago del I.B.I. (Impuesto de Bienes Inmobiliarios), en lo que se refiere a los elementos comunes. Pero si dispusieran de un local, propiedad de la comunidad, si deberían abonar el impuesto correspondiente.
Como vemos, las funciones de los administradores de fincas son más extensas de lo que pensamos.
